組合の運営をスムーズに行う
管理組合の業務内容は多種多様です。区分所有者がそれぞれに勝手に管理業務を行うのは、効率的でなく、また実際問題として不可能です。管理組合として何か議決をとろうとした場合、ひとりひとりに聞いて回ることは時間の無駄使いといってもよいでしょう。そのために、組合員の中から何人かの代表者を選び、その代表者（役員・理事など）が話し合いで決めていくのが「理事会」です。
理事会では一般的に理事長と副理事長が設置されています。理事長は管理組合を代表者して重要書類や公印を保管し、最終的に決済を行います。理事会や総会を招集して議長を務めるのも重要な役割です。副理事長は、理事長が病気や事故などで職務が遂行できなくなったときに代理として務めます。理事会には、理事長、副理事長のほか、会計、広報、修繕、企画、渉外などの各役員理事が置かれますが、マンションの規模などによって、必ずしも全て設ける必要はなく、兼任することも可能です。また、各地域の実情などに応じて、もっと細分化して役割分担を決めたりするところもあります。いずれにせよ、組合員（区分所有者）を代表して、大切な資産であるマンションを守り、快適な生活を維持するために職務を果たすことが求められているのです。
また通常、理事とは別に監事を設置し（管理組合法人の場合は必須）、管理組合の財産状況や業務の実施状況を監査します。
管理会社との連絡や交渉
理事の日常的な仕事は、共用部分の清掃や建物のチェック、トラブルの処理などです。このうち、共用部分の清掃に関しては、清掃業務を管理会社に委託しているケースが多く、その場合はきちんと清掃できているかどうかのチェックをすることになります。このほか、受付、巡回点検、設備監視、会計などの業務がありますが、管理会社に委託したり、専門業者に機器の点検や運用を委託している場合は、それがきちんと遂行されているかどうかチェックする必要があります。
理事の役割や仕事は、管理会社との連絡や交渉、契約が大きなウエイトをしめてきますが、組合員からのクレームやその対応、イベントの企画・実施なども含まれます。それらを実行したり決定するために、理事会や総会を開くことになります。
理事会と総会
マンションの管理組合では、最高の意思決定機関が総会です。組合員に開催の通知を発し、法律で別段の定めをしている場合（特別決議事項）及び規約で別段の定めをしている場合を除いて、区分所有者及び議決権の各過半数（普通決議）で決します。理事会は管理組合の業務執行機関であり、管理規約又は総会決議に基づいて組合員から一定の範囲内で委任を受け、日常的な維持管理を行います。
理事会は区分所有法では特別な規定はありません。そのため、管理規約で理事会の位置づけをきちんと決めておくと、管理組合の運営がスムーズに運ぶことになります。基本的には、理事会は１〜２か月に１回は開くようにしましょう。組合員から要望やクレームがあったときに、ある程度時間をおかずに対処できます。また、差し迫った議題や問題がなくても、そのときどきの管理費や修繕積立金の納入状況を把握したり、管理会社から業務報告や問題点、改善状況、会計報告などを受けることができ、それに向けての対応ができるからです。
また、大きな問題が発生し、組合員全体で話し合う臨時総会を開かなければならなくなることもあります。
理事会は、組合員の委任を受け業務を遂行しているということを考えると、できるだけ全員参加で、大切な資産であるマンションを守り、快適な生活を維持していくための話し合いの場にしたいものです。
なお、理事の任期については、１年ごと全員が入れ替わるものや、任期を２年として１年ごとに半数が替わるものなど、さまざまな改選方法があります。マンションの規模や組合員の年齢構成などによって違いがあるようですが、同じ人が何年も継続して理事や理事長に選任されるのは権力の集中や管理会社など業者との癒着などが発生するおそれがあり、各組合員が持ち回りで担当するようにするのが理想的です。
